5 Maneiras de economizar tempo e dinheiro na construção com gerenciamento de documentos utilizando computação em nuvem

Os ganhos do gerenciamento de documentos utilizando a computação em nuvem na construção vai muito além da redução de custos com impressão.

Manter um custo competitivo é um dos fatores mais relevantes para uma construtora, já que o custo do projeto é uma consideração bastante importante para seus investidores. Ou seja, a habilidade de uma empreiteira em controlar os custos e manter o orçamento inicial do projeto impacta diretamente na sua capacidade de ganhar contratos e entregar com lucratividade.

Olhando por esse lado, o gerenciamento de documentos da construção usando a computação em nuvem é, frequentemente, visto como uma medida de controle de custos. E é verdade que pequenas economias com impressão e reprodução de documentos sozinhas podem ser significativas. Mas se o motivo para transição de processos com base no papel para a computação em nuvem for apenas evitar tais custos, talvez você ainda não perceba o quanto as vantagens valem o investimento.

Além disso, estudos realizados sobre o desperdício de materiais na construção mostram que o papel é um contribuinte significativo para tal; e com o aumento de agências governamentais e empresas buscando por construções, materiais e métodos construtivos mais sustentáveis, o comprometimento de determinada construtora em reduzir o desperdício – inclusive do papel – continua a ser um fator importante para obter vantagem competitiva. Embora seja praticamente impossível zerar totalmente o uso do papel no campo, o fato é que a digitalização dos processos da construção reduz absurdamente esse desperdício.

No entanto, seja por questões de segurança, ou simplesmente por que “sempre foi feito assim”, muitos empreiteiros continuam a trabalhar in loco à moda antiga. A falta de investimento em inovações tecnológicas e em Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) por parte das empresas do setor de construção tem afetado diretamente a produtividade da indústria de acordo com a empresa de consultoria McKinsey, que acredita que essa baixa produtividade se deve principalmente ao fato de o setor ainda depender do papel para gerenciar seus processos e entregáveis. Consequentemente, a credibilidade da indústria também é afetada; já que, devido a essa queda na produtividade, as metas estipuladas pelas construtoras raramente são atingidas – projetos grandes normalmente excedem o prazo em 20% e o custo em 80% do estimado inicialmente. Porém, como foi discutido na publicação O futuro da tecnologia na construção, o setor da construção está evoluindo a passos largos, aderindo ao uso de novas tecnologias, novos materiais e novas técnicas construtivas.

Sara Hodges, diretora do Setor de Construção da Autodesk, disse em entrevista ao ConTechTrio (inglês) que “a próxima era que vemos no horizonte [no setor da construção] (…) é a era da conexão; e nós pensamos nela como algo que vai além do BIM, além da simples otimização do BIM. É, na verdade, sobre o BIM conectado. É sobre a colaboração de uma maneira que não era possível antes. Trata-se de ter acesso ao conhecimento e às informações durante todo o processo BIM, não só através de produtos para desktop, mas também – e principalmente – através da nuvem. Ademais, é sobre continuidade; continuidade da informação derivada do processo BIM em todas as áreas e em todas as fases do projeto.” Em resumo, Hodges define o BIM conectado como sendo justamente “o uso do poder da computação em nuvem para possibilitar e/ou otimizar o fluxo de trabalho”.

Sendo assim, é inevitável que as construtoras se adequem a essas mudanças do setor. A digitalização dos processos e implantação do gerenciamento de documentos utilizando computação em nuvem são apenas os primeiros passos para isso. Então, aqui estão 5 razões que mostram que chegou a hora de considerar essa transição.

1. Plantas atualizadas

Chega de acumular pilhas de papeis. Acesse as versões atualizadas de qualquer documento a qualquer hora, em qualquer lugar.

Todo empreiteiro e subempreiteiro sabe que plantas desatualizadas e especificações são as principais causas de retrabalho na construção. Em obras que ainda dependem do papel, a equipe se reúne todo dia de manhã para coletar e se inteirar das versões mais recentes das plantas e especificações relevantes para só então começar o trabalho, assumindo que as mudanças necessárias foram feitas corretamente nos desenhos. Com isso, o superintendente anda pela obra com o plano mestre em mãos, fazendo anotações e certificando que tudo está fluindo de acordo com o planejado.

Enquanto isso, os empreiteiros podem ter perguntas ou identificar problemas nas condições atuais da obra e tenham a necessidade de comunicar estes detalhes com o restante da equipe. No final do dia, essas questões, problemas e anotações são compiladas e as alterações necessárias são reportadas. Espera-se que tais questões sejam resolvidas e os documentos atualizados sejam emitidos e distribuídos a todos da equipe prontamente. Mas se, por acaso, algum dos subempreiteiros acabar trabalhando em cima de documentos desatualizados, ou com a versão errada das plantas, o retrabalho é inevitável.

Com o gerenciamento de documentos da construção utilizando a computação em nuvem, esse processo é realizado com maior fluidez. Todos os membros da equipe têm, automaticamente, acesso à última versão dos documentos e qualquer comentário feito nos mesmos são enviados, também automaticamente, a todos que precisam daquela nova informação. Isso reduz drasticamente o retrabalho – que sozinho pode ser responsável pelo aumento de 10 a 15% no custo total do projeto – contribuindo com a manutenção do orçamento inicial; além de acelerar o andamento da obra, otimizando o tempo de trabalho de todos os membros da equipe.

Como a informação flui momentaneamente, esteja onde estiver, essa facilidade está transformando não só a dinâmica da comunicação interna das empresas durante todo ciclo de vida do projeto e da obra; mas também a dinâmica do mercado como um todo – desde a concepção até execução e manutenção do projeto; possibilitando a colaboração entre diferentes escritórios e construtoras e levando o escritório para o canteiro de obras.

2. Continuidade das anotações entre as versões

Nunca mais perca uma anotação!

Durante todo o dia, o superintendente caminha pela obra fazendo anotações em sua cópia dos documentos; seja como um lembrete pessoal para revisar mais tarde, seja como anotações gerais a serem compartilhadas com o restante da equipe.

Em um ambiente que se baseia no papel, essas anotações podem não chegar a próxima versão dos documentos, principalmente aquelas notas para si mesmo. A menos que o superintendente tire um tempo para sentar e transferir, meticulosamente, tais notas para a nova versão, toda essa informação valiosa pode ser perdida.

Já em um ambiente digital, no entanto, o superintendente pode fazer essas anotações direto no documento e carrega-las automaticamente quando o documento for atualizado. Dessa forma, ele pode tornar tais anotações visíveis para aqueles membros que precisam acessa-las e eles as terão salvas também. Quando determinado problema for solucionado, comentários relacionados aos mesmos podem ser fechados ou removidos de versões futuras, mas o mais importante é que ficarão mantidos como registro nas versões anteriores.

“O mais importante é como integramos todos os membros da equipe e como nos comunicamos com eles. Isso é, inevitavelmente, o sucesso de qualquer projeto” disse Steven Knudsen, associado e gerente de BIM da Gensler – empresa de arquitetura que, em parceria com a Corgan e com soluções em nuvem utilizando produtos da família Autodesk BIM 360, desenvolveu o projeto do novo terminal do aeroporto de Los Angeles (inglês), que pode ser visto no vídeo abaixo.

3. Arquivos com hyperlink

Em uma obra tradicional, com base no papel, os membros da equipe têm suas funções bem determinadas assim como o conjunto de desenhos e documentos que utilizam para realizar sua parte do trabalho. Por exemplo, o responsável por um determinado sistema, como HVAC, carrega com ele apenas os documentos relevantes para tal. No entanto, algumas vezes, pode ser necessário que ele verifique algum detalhe de arquitetura ou estrutura para assegurar a correta instalação daquele sistema.

Quando em um ambiente que tem o papel como base, o responsável dever ir até o escritório para consultar os outros documentos e plantas e fazer anotações pertinentes. Ele, então, retorna para o canteiro para começar seu trabalho. Entre todas essas idas e vindas, o tempo desperdiçado por este colaborador pode ser significativo no final das contas; e isso considerando apenas um colaborador.

Já em um ambiente digital, os arquivos podem ser “linkados” entre eles, para que o responsável que esteja olhando as plantas de HVAC possa também acessar rapidamente as outras plantas – como a arquitetônica e a estrutural – para detalhes específicos. As melhores ferramentas para gerenciamento em nuvem irão identificar e interpretar hyperlinks de anotações nas plantas e criar hyperlinks automaticamente. Assim, ao invés de folhear página atrás de página, é possível ir direto para informação necessária. Além disso, é possível contextualizar ainda mais o desenho, adicionando notas e anexando arquivos – como RFI e imagens – a uma anotação. Veja no vídeo a seguir.

Além de otimizar o tempo do colaborador tornando seu trabalho mais ágil, hyperlink também pode resultar em um trabalho de qualidade muito melhor, eliminando a necessidade do subcontratado de ter que decidir entre ganhar tempo – e realizar seu trabalho da maneira como acredita ser – e ir até o escritório para obter esclarecimentos em algum documento relacionado.

4. Mais segurança

Mantenha controle total com permissões de acesso controladas e individuais a arquivos.

Uma das razões algumas companhias optam por continuar com a documentação no papel é a preocupação com segurança. Afinal, ao saber onde os documentos estão fisicamente é possível tomar medidas que garantem que os mesmos permanecerão privados. No meio digital a ameaça de que pessoas não autorizadas tenham acesso a tais documentos pode parecer mais real, ainda mais por ser algo intangível.

No entanto, a verdade é que arquivos digitais, quando devidamente tratados, podem ser mais seguros do que o papel. O controle de arquivos permite colocar as informações certas nas mãos das pessoas certas, através da configuração de permissões de acesso. Tais permissões podem ser atualizadas e indivíduos, funções ou companhias podem ser facilmente adicionados ou removidos no decorrer da construção.

Em relação à prevenção a roubo, a tecnologia de segurança aplicada à nuvem tem avançado exponencialmente, em comparação à aplicada nos anos anteriores. Inclusive, a Agencia Nacional de Segurança (NSA) do governo americano já confia no gerenciamento de arquivos em nuvem para armazenar plantas de construções para áreas seguras; e essa mesma tecnologia está disponível para construtoras de pequeno e médio portes acessarem o mesmo nível de segurança.

Situações de riscos ainda são recorrentes, mas na maioria das vezes acontecem devido à falta de informação e/ou má gestão. De acordo com a Cloud Security Alliance (CSA), apenas 16% das organizações possuem políticas e controle para utilização da nuvem completamente implementados; já segundo o Threat Report (inglês), do Crowd Research Partners, apenas 38% das organizações possuem política de segurança com regras e responsabilidades definidas para a proteção dos dados. Ademais, atualmente grande parte dos softwares para gerenciamento de documentos em nuvem garante a segurança dos mesmos, de forma que nem mesmo os servidores tenham acesso a tal documentação.

5. Acesso a qualquer momento e em qualquer lugar

O acesso a documentos e plantas em qualquer lugar e sempre que necessário é absolutamente essencial para uma colaboração eficiente.

O time de design está na China e o local da construção é em Nova Iorque? Como visto nos casos citados, isso deixa de ser um problema com a gestão de documentos em nuvem. Mas os benefícios desse acesso a qualquer momento e em qualquer lugar vai além da fase de concepção. Para companhias como Van Wijnen (uma construtora holandesa de 1.400 funcionários), essa acessibilidade aos documentos no canteiro de obra significa que todos os times da construção podem colaborar e assim criar um sistema que contribui para um trabalho mais rápido e melhor, integrando não só toda a equipe, mas também o escritório e o campo, a concepção e a execução.

Em um projeto residencial de 13 casas no qual utilizaram o Autodesk BIM 360 Field, por exemplo, a equipe da Van Wijnen adicionou fotos e check lists (listas de verificação) que desenvolveram em campo, o que ajudou outros times a trabalharem com maior eficiência. Simultaneamente, eles eliminaram a necessidade de colaboradores ficarem se deslocando até o escritório para atualizações, otimizando o tempo dos mesmos.

“Nós estamos ganhando uma vantagem competitiva por realizar um trabalho melhor, mais rápido e com um custo menor. Uma casa que antes demorava 120 dias para ser construída hoje pode ser terminada em 60 dias. Isso utilizando materiais comuns e uma equipe típica” disse Peter Hutten, gerente geral da Van Wijnen.

     E então, o que você está esperando?

Quando em conjunto – e considerando ainda a integração que a nuvem propicia ao time como um todo, onde todos os colaboradores conseguem trabalhar simultaneamente e a informação flui instantaneamente, auxiliando na tomada de decisões – esses benefícios do gerenciamento de documentos usando a computação em nuvem e da digitalização do canteiro de obra fazem do case bem convincente para realização dessa mudança.

Felizmente, a tecnologia para tal atingiu um nível de maturidade e acessibilidade que até mesmo pequenas empresas de construção conseguem entrar no jogo e perceber as diferenças no prazo e principalmente no custo. A AECOM decidiu implantar, em parceria com a Autodesk, essas medidas de digitalização em duas grandes obras – o Centro Barclays, em Nova Iorque, e o Estádio Hard Rock, em Miami – para checar seus benefícios e com o apoio de softwares da família Autodesk BIM 360 (que apresenta ferramentas para desenvolver soluções em todas as fases do projeto, da concepção à execução e manutenção do mesmo) conseguiu uma economia de 4,5 milhões de dólares (inglês) no custo total da construção do Centro Barclays, além de outras inúmeras melhorias que podem ser conferidas no vídeo a seguir. Devido ao sucesso nestas obras, atualmente a AECOM já aplica tais soluções em 100 projetos ativos.

Fontes: Post adaptado do artigo em inglês 6 Ways to Save Time and Money with Could-based Construction Document Management escrito por Joan Allen; Imagining construction’s digital future; Cloud Security Alliance