Olivier Bayle
J’ai découvert depuis peu qu’il était possible d’inclure des attributs dans votre cycle d’approbation de vos documents (Visa). Cette fonctionnalité est très pratique car elle vous permet de suivre plus facilement l’état des documents que pourriez partager avec des parties prenantes du projet.
Je vous propose d’explorer avec moi cette fonctionnalité :
1- Création d’un attribut :
Autodesk Docs permet d’associer aux différents documents divers attributs qui ont plusieurs utilités :
- Classifier et repérer
- Traçabilité
- Rechercher
- Pour créer un attribut, cliquez sur le bouton « Engrenage »
- Choisissez « Paramètres d’attributs »
Nota : c’est ici aussi que vous pouvez activer/désactiver les différents attributs de l’affichage.
- Cliquez sur le bouton « Créer un attribut »
- Parmi les différents types possibles (Champ texte, Date, Liste déroulante), nous allons choisir la « Liste déroulante », cela nous permettra de voir plus loin la possibilité d’utiliser le mode incrémental automatique.
- Donnez un nom, choisissez le type « Liste déroulante » puis entrez les valeurs de celle-ci
- Ajoutez une description ainsi qu’une convention d’attribution de nom de type « Attributs associés »
Pour ceux qui veulent en savoir plus sur la convention d’attribution de noms, je vous conseille la lecture de cet article Village BIM.
- Cliquez les deux boutons « Enregistrer » successifs
Résultat :
Nota : vous pouvez réorganiser l’ordre d’affichage des attributs en faisant glisser ceux-ci vers le haut ou vers le bas
Remarque importante : seuls les membres disposant d’autorisations de modification ou de gestion peuvent gérer les attributs.
2- Création du cycle d’approbation (Visa) avec attribut :
- Cliquez sur le bouton « Paramètres » du menu « Revues »
- Cliquez sur le bouton « + Créer un workflow d’approbation »
- Choisissez type de workflow (pour l’exemple, je vais prendre « Approbation à une étape ») puis cliquez sur le bouton « Suivant »
- Saisissez le nom, la description ainsi que les personnes impliquées dans le visa
- Cliquez sur « Ajouter des attributs » après avoir activé l’option « Mettre à jour les attributs »
- Sélectionnez l’attribut créé à la première étape puis cliquez sur le bouton « Ajouter »
- De retour à la fenêtre principale, vous pouvez constater que :
- La fonction « Incrémenter automatiquement » est activée car nous avons utilisé une liste et lorsque l’on utilisera ce visa, le service proposera automatiquement l’élément suivant dans la liste.
- Si la fonction « Requis par l’approbateur » est activée, cela imposera au vérificateur de mettre une valeur avant de passer une autre étape du visa.
- Ajoutez une note personnelle (si besoin) puis cliquez sur le bouton « Enregistrer »
Nota : dans l’exemple que je propose, je n’ai pas activé la possibilité de copier les fichiers approuvés, néanmoins, à toutes fins utiles, il sera possible de l’utiliser.
3- Utilisation du cycle d’approbation (Visa) avec attribut :
- Dans la partie « Fichiers », sélectionnez-le (ou les) document(s) à inclure dans un cycle d’approbation puis en cliquant sur les « trois petits points », choisissez « Soumettre pour révision »
- Sélectionnez le workflow d’approbation créé précédemment, donnez le nom de la révision puis cliquez sur le bouton « Soumettre »
- Optionnellement, vous pouvez ajouter des notifications à certains destinataires
- Cliquez sur l’icône « Revues », puis sur le visa créé précédemment
- Réalisez la revue du visa en cliquant sur le bouton « Commencer la révision »
- Après avoir visé les documents, renseignez les champs :
- Etat de la révision
- Village BIM Attribut*
* Le pictogramme « flèche vers la droite » symbolise le fait qu’il s’agit justement d’un champ incrémental.
- Cliquez sur le bouton « Soumettre la révision »
Résultat :
Nota : le document rejeté ne possède pas d’attribut.
- Pour constater l’incrémentation des attributs, je vais recréer un nouveau visa avec à l’intérieur les deux mêmes documents
Résultat :
Comme vous pouvez le remarquer ci-dessous, l’attribut de type « liste » est automatiquement incrémenté (Village BIM 1 vers Village BIM 2).
Nota : le processus fonctionne également dans le cas ou les documents seraient sauvegardés dans un espace avec une convention de nommage (ISO 19650).
Remarque importante : cette fonctionnalité est disponible uniquement pour la nouvelle plateforme Autodesk Docs.