Olivier Bayle
Depuis quelques semaines, Autodesk BIM Collaborate et Autodesk BIM Collaborate Pro proposent la possibilité de créer des réunions.
Cette nouvelle fonctionnalité permet de :
- Créer des réunions
- Suivre la participation
- Créer des ordres du jour
- Générer des procès-verbaux (PV) de réunion
Je vous propose d’explorer avec moi toutes ces possibilités.
1- Création de réunion :
- Dans Autodesk BIM Collaborate (ou dans Autodesk BIM Collaborate Pro), cliquez sur le bouton « Réunion »
- Cliquez ensuite sur le bouton « + Créer une réunion »
- Indiquez les détails de la réunion :
- Titre
- Date
- Heures
- Lieu
- Lien vers la conférence vidéo*
* Vous devez disposer d’un compte Microsoft Teams ou Zoom
Astuce : dans la description de la réunion, en sélectionnant des mots, vous pouvez insérer un lien URL en réalisant un clic droit.
Nota : Les modifications sont enregistrées automatiquement.
2- Invitation des participants :
- Dans l’onglet « Invités », cliquez sur « + Ajouter des invités »
- Sélectionnez les invités devant participer à la réunion (la liste affiche les personnes déjà membres du projet)
Nota : Vous pouvez inviter des personnes non-membres du projet, il faudra préciser le nom, prénom, société et adresse de messagerie).
Résultat :
Remarques :
Les cases à coche permettent de valider la présence de la personne à la réunion.
Vous pouvez changer le statut des invités en qualité « d’organisateur » ou « d’invité ». Les non-membres ne peuvent pas prendre le statut « d’organisateur » (logique).
3- Création de sujets :
- Composez vos différents sujets en cliquant sur « + Ajouter un sujet »
- Ajoutez des éléments au sujet en cliquant sur « + Ajouter un élément »
- Indiquez le statut (« Ouvert », « En cours » ou « Fermé »)
- Activez (ou pas) l’indicateur*
* L’indicateur est utilisé dans les filtres pour retrouver rapidement un élément.
4- Détail sur les éléments :
Pour chaque élément, vous allez pouvoir :
- Connaitre les informations de création (rectangle rouge)
- Ajouter (rectangle vert) :
- Date d’échéance
- Attributaires
- Pièces jointes
- Références
- Déplacer l’élément parmi la liste des éléments appartenant au sujet (rectangle bleu)
Résultat :
5- Les références :
- Pour la réunion, vous pouvez associer des plans et (ou) des fichiers en cliquant sur le bouton « Ajouter ref. » disponible dans l’onglet « Références / Réunion »
- L’onglet « Références / Eléments » affiche les éléments des sujets qui contiennent des références comme le montre l’image ci-dessous. Il est aussi possible à ce stade de rajouter des références aux différents éléments.
6- Les filtres :
- Cliquez sur l’icône pictogramme « d’entonnoir » pour découvrir la liste de filtres disponibles :
- « Mes tâches » : affiche vos obligations
- « Affectée à » : sélectionnez parmi la liste des personnes impliquées dans cette réunion
- « Statut » : affiche les éléments suivant le statut sélectionné
- « Elément avec indicateur » : affiche les éléments identifiés par l’indicateur
Exemple : Filtre « Mes tâches »
Exemple : Filtre « Affectée à »
Exemple : Filtre « Statut »
Exemple : Filtre « Eléments avec indicateur »
- Pour supprimer tous les filtres, cliquez soit le pictogramme « Croix » ou soit sur « Aucun »
7- Options des réunions :
7.1 Créez un (ou des) suivi :
Le meilleur moyen de faire le point ultérieurement est de créer un (ou des) suivi de réunion.
- Choisissez « Créer un suivi » disponible en cliquant sur « les trois points »
- Dans la fenêtre qui apparait, choisir la date du suivi
- Une nouvelle réunion à la date souhaitée est générée avec toutes les données de la premières (Invités, sujets…). Vous pouvez basculer d’une version de réunion à une autre en sélectionnant le numéro de celle-ci.
Nota : par défaut, la (ou les) réunion de suivi est planifiée à la même heure que le rendez-vous précédent, vous pouvez naturellement changer l’horaire.
Remarque : pour des raisons de cohérence et de traçabilité, lorsqu’un suivi a été déjà programmé à partir d’une réunion, il sera impossible à partir de celui-là d’en créer un nouveau.
7.2 Partage de la réunion :
Afin que les différents invités soient informés de la réunion, il est possible de leur envoyer un courriel en cliquant sur « Partager avec les invités ».
Dans la fenêtre qui apparaît, vous avez plusieurs possibilités :
- « Partager avec tous les invités » : toutes les personnes concernées par les différents sujets recevront un courriel
- « Partager avec les invités sélectionnés » : suivant votre choix, uniquement une partie des personnes concernées par les différents sujets recevront un courriel
- « Partager avec d’autres utilisateur » : entrez les différents courriels des personnes qui doivent être informées par courriel
- « Copier le lien » : vous avez à votre disposition le lien URL afin d’agrémenter votre propre communication
Nota : l’opération d’envoi demande quelques instants, et le message suivant s’affiche en haut à droite.
7.3 Intégration à votre agenda Outlook :
Téléchargez le fichier au format ICS afin d’intégrer la réunion à votre agenda Outlook.
7.4 Obtenir les détails de la réunion au format PDF :
Générez un fichier au format PDF de la réunion incluant les liens dynamiques vers les différents éléments (vidéo conférence, fichiers…).
Résultat :
8- Création de procès-verbal :
Une fois que les décisions ont été entérinées, il est possible de transformer la réunion en procès-verbal en sélectionnant l’option « Minutes ».
Remarque : une fois la réunion transformée en procès-verbal, le document est verrouillé et seul l’(ou les) organisateur peuvent le rouvrir.
9- Supervision des réunions :
De retour au menu général, vous avez à votre disposition la vison globael des différentes réunions et éléments.
9.1 L’onglet « Réunion » :
L’onglet « Réunion » affiche toutes les réunions avec leurs attributs ainsi que leurs statuts.
Vous disposez d’un filtre (dates et statut) :
9.2 L’onglet « Eléments » :
L’onglet « Eléments » affiche la liste de tous les éléments attachés à toutes les réunions.
Un filtre est également disponible :
10- Conclusion :
La fonction « Réunion » disponible dans Autodesk BIM Collaborate et Autodesk BIM Collaborate Pro est très complète et je vous conseille de l’utiliser dans le but de perfectionner vos workflows de collaboration, d’améliorer la traçabilité et ainsi réduire les potentielles erreurs.