Olivier Bayle
Depuis le 19 novembre, à partir d’Autodesk Docs, vous pouvez désormais ajouter des labels de révision au numéro des versions. Cette fonctionnalité permet de mieux organiser et suivre les différentes versions de vos documents, facilitant ainsi la gestion des révisions et la collaboration au sein de votre équipe.
Je vous explique tout ci-dessous.
1- Fonctionnement :
Comme je vous l’explique plus haut, il est possible d’ajouter une autre variable à un numéro de version d’un document. Par défaut, cette variable est le champ « Révision » mais à postériori, vous pouvez d’y associer n’importe quel champ de type « texte ».
2- Activation de l’option du label de révision :
- Dans Autodesk Docs, cliquez sur « Paramètres avancés » du module « Fichiers »
- Activez l’option « Afficher les informations de révision à côté du numéro de version du fichier »
- Comme l’indique la fenêtre suivante, après avoir cliqué sur le bouton « Créer et activer », les actions vont être réalisées :
– créer un attribut de champ de texte nommé « Révision »
– afficher les valeurs de l’attribut « Révision »à côté du numéro de version
– ajouter l’attribut « Révision » à tous les dossiers
Au bout de quelques secondes, deux messages vous informe de la création de l’attribut et de son étiquette et également, vous pouvez constater qu’un attribut « Révision » est disponible.
- Il ne vous reste plus qu’à renseigner les valeurs dans les différents champs « Révision » et sont automatiquement reportées dans le numéro de version des documents
Nota : cette conversion de nommage des versions sera utilisée pour l’ensemble du projet.
3- Affichage du label de révision dans différentes services d’Autodesk Docs :
Après avoir affecté un label de révision au numéro de version, celle-ci va être utilisée dans différents endroits ou services, comme par exemple :
- Dans l’historique des versions :
Nota : il n’est pas possible d’ajouter / modifier les labels de version pour les anciennes versions.
- Dans les packages que vous pouvez créer
- Dans la création des visas et leurs utilisation :
- Dans la visionneuse d’Autodesk Docs :
4- Gestion des labels de révision en cas de la publication nouvelle version :
Lorsque vous avez affecté un label de révision à un document, en cas de publication d’une nouvelle version, celui est conservé (non modifiable) pour l’ancienne version et modifiable pour la nouvelle version, comme montré ci-dessous :
5- Changement de label affiché dans le numéro de version :
Dans le cas, où vous souhaitez utiliser un autre attribut que « Révision », il est possible à postériori d’affecter un autre.
- Rendez-vous dans les « Paramètres avancés » et cliquez dans le bouton « Changer l’attribut »
- Parmi la liste, choisissez un attribut (uniquement de type « Champ de texte ») puis cliquez sur le bouton « Sélectionner »
Résultat :
6 – Utilisation de convention de nommage :
Lorsqu’un projet possède une convention de nommage, il est tout fait possible d’utiliser celle-ci pour servir de label de révision.
Nota : si votre convention de nommage ne contient pas d’attribut « Révision », il en créera un automatiquement et ensuite, suivez les indications du chapitre 5 de ce document afin d’affecter le label à un autre attribut de la convention de nommage.