BIM 360 Docs : Le cycle d’approbation

    Autodesk BIM 360 Docs vient de se doter d’une fonctionnalité très attendue : la création et l’utilisation de cycles d’approbation.

    Dans le cadre de la vie d’un projet, l’approbation est un élément crucial car elle permet de valider les documents de façon officielle afin de les diffuser aux différents membres du projet.

    Le cycle de l’approbation est configuré par un (ou des) membre du projet et contient tous les détails sur ce qui doit être approuvé, les personnes qui approuvent et les échéances. En général, une approbation passe par les quatre phases suivantes :

• La création
• La soumission
• L’activation
• La clôture

    Le système informe les approbateurs choisis en leur envoyant des alertes par courrier électronique. Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires ou poser des questions avant de prendre des décisions. Une fois l'approbation terminée (approuvée ou refusée), le propriétaire ou le réviseur de l'approbation est informé des résultats.

Vous trouvez ci-dessous, la création et le mode opératoire de l’utilisation d’un cycle d’approbation.

Etape 1 – Création d’un cycle d’approbation :

    La première étape consiste à créer un premier cycle d’approbation.

• Après avoir sélectionné le projet (ici « Village BIM 360 »), cliquez sur le bouton d’administration du projet « Project Admin »,

• Cliquez sur « Service » dans la zone « Document Management »,
• Dans la zone « Vérifications », cliquez sur le bouton « Créer un flux de travail d’approbation »,

• Choisissez le type d’approbation puis cliquez sur le bouton « Suivant » :

Exemple de la sélection d’un cycle d’approbation contenant deux étapes d’approbation :

Nota : la dernière étape correspond toujours à l’approbateur final.

• La première partie consiste à identifier les différents protagonistes de chaque étape ainsi que le nombre de jours correspondant au délai de réponse autorisé.

Nota : il est possible de spécifier plusieurs personnes / rôles / sociétés pour chacune des étapes.

• La deuxième partie propose :

                o La création et / ou la modification des statuts d’approbation

                o L’action à réaliser lorsque le(s) document(s) est(sont) approuvé(s) ; le système est en effet capable de copier les documents approuvés dans un autre dossier de la plateforme, auquel les utilisateurs n’ont que des droits d’accès en lecture seule, par exemple

                o La description du cycle d’approbation pour donner plus d’informations aux futurs approbateurs

Etape 2 – Utilisation d’un cycle d’approbation :

    A titre d’exemple, voici le cycle que j’ai créé (je suis l’initiateur et l’approbateur).

• Dans BIM 360 Docs, sélectionnez le (ou les) document(s) devant être révisé(s) puis cliquez sur « Soumettre pour révision » (aujourd’hui, ces documents doivent se trouver dans le même dossier de la plateforme),

Nota : tous les documents, plans 2D ou vues 3D peuvent être soumis à la révision.

• Sélectionnez « le cycle d’approbation » créé à l’étape 1
• Ajoutez éventuellement une note
• Cliquez sur le bouton « Envoyer »

Nota : à cette étape vous pouvez ajouter un (ou des) document(s) supplémentaire(s)

• La fenêtre suivante vous invite à envoyer une notification aux réviseurs et, éventuellement à avertir d’autres membres de l’équipe.

• Quelques secondes plus tard, les personnes concernées reçoivent les invitations et peuvent accéder à la révision en cliquant sur le lien actif (sur un ordinateur cela ouvrira la bonne section de BIM 360 dans un navigateur internet et sur un appareil mobile cela ouvrira la bonne section de l’application mobile BIM 360).

• Afin de démarrer le processus, cliquez sur le bouton « Démarrer la révision ».

Nota : La section « Examine » de BIM 360 Docs présente les cycles de validation des documents du projet, pour un accès facile.

• La fenêtre ci-dessous, vous informe que les personnes impliquées dans le cycle d’approbation ne pourront effectuer leurs tâches tant que vous n’avez pas effectué la vôtre (logique !).

• Consultez les différents documents et, le cas échéant, spécifiez des remarques dans le champ prévu à cet effet
• Cliquez « Soumettre à la révision » afin de continuer le processus

• En fin de révision (dernier approbateur), une fenêtre vous indique son état (par exemple copie des fichiers dans un répertoire de partage)
• Enfin, vous y trouverez un résumé des différentes étapes ainsi que les remarques et le statut.

Nota : il s’agit de la première version de cette fonctionnalité, certaines parties sont encore en langue Anglaise, mais tous cela va évoluer.

Vous trouvez ci-dessous une vidéo tirée d’une présentation d’Alexandre lors d’un webinaire sur BIM 360.