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Redactado por: Roberto La Rosa / Katia Lack / José Carlos Díaz
El Grupo Distriluz ha operado, por más de dos décadas, con un Modelo de Gestión Corporativa que aprovecha las economías de escala, las sinergias técnicas y financieras de cuatro importantes empresas estatales de distribución eléctrica que brindan un servicio público de calidad a los ciudadanos de once regiones del Perú, dando prioridad a la atención de las necesidades de inversión para el crecimiento de las redes eléctricas en las zonas urbanas y rurales de nuestra área de influencia.
Nuestras empresas son: Enosa, Ensa, Hidrandina y Electrocentro, las cuales abarcan un área de concesión de 13 298.40 km², cubriendo las regiones de Tumbes, Piura, Lambayeque, La Libertad, Áncash, Cajamarca, Huánuco, Junín, Huancavelica, Ayacucho, Cerro de Pasco y la selva central, atendiendo a más de 2.8 millones de clientes. Las empresas del Grupo Distriluz son entidades públicas autosostenibles que generan dividendos al Estado para la ejecución de obras públicas en salud, educación, saneamiento, entre otros.
En la actualidad, tenemos el gran desafío de promover la adaptación de la cultura empresarial hacia la transformación digital de nuestras actividades que están enfocadas en mejorar el relacionamiento con los clientes.
En ese contexto y, buscando la mejora continua y la optimización de procesos, desde el 2020, ha implementando la metodología BIM en la gestión del portafolio de proyectos de más de mil millones de dólares en distribución, transmisión y generación de electricidad para los próximos años. Este cambio de paradigma está concentrando esfuerzos en personas, procesos y tecnología; contando con soluciones en plataformas web para gestionar la información de los proyectos.
La implementación del Entorno de Datos Comunes (CDE) en las empresas del Grupo Distriluz ha marcado un hito importante ya que permitió gestionar la cartera de proyectos, el conocimiento y además la trazabilidad de la información, a nivel nacional.
El reto
Alrededor de un centenar de profesionales del área de proyectos, acostumbrados a trabajar de una forma tradicional (almacenar documentos en físico) gestionaban la información de cada uno de sus proyectos. Esto se tradujo en archivadores voluminosos, ocupando gran espacio en cada una de las sedes; además, en información perdida y poco confiable. Existían documentos que podrían extraviarse por sólo almacenarlos en papel o en caso de tener la versión en digital (guardada en la computadora de un solo ingeniero) podría dañarse y, si en caso se dejara de tener vínculo laboral con el profesional a cargo, convertirse en información inaccesible.
La solución
Al día de hoy, contamos con 416 proyectos, colaborando con 59 empresas proveedoras y 213 miembros activos en el Entorno de Datos Comunes de Distriluz, representando esto el 50% del total del portafolio vigente y siendo la meta a fines del 2022 concluir con la gestión total del mismo a través del CDE.
Centrados en el uso del Document Management, este uso ha permitido que profesionales ubicados en distintas zonas geográficas colaboren con proveedores de diseño y construcción. Además, está facilitando el acceso permanente y remoto a información considerada confiable por estar cargada dentro de la plataforma en estado “publicado” con la cual se toman las decisiones.
Asimismo, la revisión de entregables se hace ahora a través de incidencias y las observaciones son resueltas por los consultores y contratistas en la misma plataforma demostrando el trabajo colaborativo y que además nos permite contar con la trazabilidad de cada uno de los proyectos.
La formula
El Equipo BIM de Distriluz tuvo que centrar esfuerzos en:
- Estandarizar: Se cuenta con un interno estándar para uso del CDE que establece una estructura de carpetas y nomenclatura, entre otros puntos como los que detallan la forma en que deben ser entregados los modelos de información.
- Horas de capacitación: Al contar por un lado con un equipo especializado que dirige la implementación de la metodología BIM y por otro con profesionales que desconocen el uso del CDE, se destinaron alrededor de 60 horas de capacitación, en un período de 1 año, con distintos horarios y contenidos para lograr la transferencia de conocimiento. La misma que se realizó tanto a personal propio como a terceros colaboradores y de forma remota por encontrarnos en estado de emergencia por la pandemia.
- Soporte del proveedor: Ante cualquier complicación tecnológica es vital contar con el soporte técnico del fabricante, lo cual estuvo garantizado.
- Control de la información: En el caso de proyectos que no fueron concebidos en el CDE desde el inicio, fue importante establecer un cronograma con hitos de migración, de acuerdo a las condiciones de la infraestructura tecnológica y la disponibilidad de tiempo de los profesionales.
En la actualidad, continuamos trabajando para lograr el verdadero reto que es innovar en los procesos para alcanzar una transformación digital real, contando con la trazabilidad de la información desde el contenedor más básico, al más complicado, manejando estados como el trabajo “en progreso” hasta llegar al “publicado”.
Estas acciones desplegadas contribuirán a mejorar el servicio de electricidad y, por ende, el bienestar de nuestros clientes por quienes día a día nos esforzamos, especialmente por los ciudadanos vulnerables que habitan en las zonas rurales o lugares con mayor índice de pobreza.
Nuestros valores de excelencia en el servicio, compromiso, integridad, innovación y pasión por el cliente nos impulsan a seguir mejorando, porque somos conscientes de que no solo llevamos energía, sino también desarrollo y progreso para nuestro país.