Alexandre Mihalache
La plateforme BIM 360 Docs vient de renforcer son offre par un nouveau service appelé « Bordereaux de transmission ».
Il s’agit d’un processus simple pour le partage de documents avec un ou plusieurs interlocuteurs. Par exemple, cette fonctionnalité pourra être utilisée par un architecte pour diffuser un ensemble de documents au maître d’ouvrage ou bien une entreprise générale pour partager un groupe d’éléments avec ses sous-traitants.
Je vous propose de découvrir comment utiliser cette nouvelle fonctionnalité.
Création d’un bordereau de transmission :
- Dans l’interface BIM 360 Docs, sélectionner plusieurs documents contenus dans un répertoire ou directement un répertoire
- Cliquer sur le bouton « … » disponible dans liste des fonctions disponibles
- Activer la fonction « Créer un bordereau de transmission »
Paramétrage du bordereau de transmission :
- Donner un titre
- Sélectionner des utilisateurs, des rôles ou des entreprises
- Ajouter ou supprimer des documents
- Ajouter une description et des instructions (par exemple, quel est le but et les actions requises)
- Cliquer sur le bouton « Créer »
Nota : une notification est automatiquement envoyée par courrier électronique aux destinataires
Visibilité des bordereaux de transmission :
- Cliquer dans l’onglet « Bordereaux de transmission »
- Afin de découvrir ce qui a été partagé, cliquer sur le bordereau correspondant :
Nota : sur la partie droite, vous pouvez découvrir le fil d’activité.
Réception des données par les destinataires :
Les personnes invitées au bordereau de transmission vont recevoir un email avec un lien qu’ils leurs permettront d’accéder directement à la liste des éléments à viser.
La visualisation des éléments peut se faire :
- Directement dans BIM 360 Docs en cliquant les différents documents
- En téléchargement des fichiers compressés pour les ouvrir avec des logiciels sur son ordinateur
Les administrateurs de projet peuvent connaitre les statuts du bordereau de transmission (visualisé ou téléchargé par exemple) à l’aide de la rubrique « Activité » :