¿Qué es la planeación pull?

Seguramente te resultará familiar utilizar el método de la ruta crítica (CPM por sus siglas en inglés) para la planeación de tus proyectos de construcción. Después de todo, tradicionalmente es uno de los métodos más utilizados en dicha industria. Un proyecto de construcción necesita un calendario de trabajo, por lo que el método de la ruta crítica, en teoría cobra sentido al inicio de estos proyectos. Sin embargo, en la práctica, no siempre resulta ser la mejor solución dentro de un proceso de planeación. En su mayoría, esto se debe a que normalmente es un proceso que realiza únicamente una sola persona, la cual decide este calendario en nombre de todo el equipo y proyecto. Incluso para el más experimentado de los gerentes de proyecto, es difícil ser este individuo responsable de toda esta planeación – por lo que muchas veces no se proveen los resultados y las soluciones que el proyecto necesita.

Hoy en día existe una alternativa que esta ganando mucha popularidad en la industria: la planeación pull. Este, cada vez más popular, substituto al CPM, ha arrojado resultados prometedores en muchos proyectos de construcción. Una de las principales razones de su éxito es que prioriza las aportaciones de todo el equipo. Como resultado, esto beneficia al proyecto al dar a cada miembro del equipo la definición y por ende, la responsabilidad de su alcance de trabajo al clarificar los recursos y la duración que cada etapa del proyecto necesita.

Puntos Clave

• La planeación pull es una alternativa de planeación al método de la ruta crítica.
• Recientemente, este método ha ganado mucha popularidad al ser un método de planeación colaborativo.
• Este método puede ayudar a que el proyecto se desarrolle de manera fluida en la etapa de ejecución, sin embargo, requiere una mayor inversión en la etapa de planeación.
• Puede mejorar la productividad al incrementar la colaboración, la transparencia, la optimización y la eficiencia.
• Lo esencial de este método radica en el involucramiento del equipo completo de colaboradores, la definición de hitos, el establecimiento de duraciones, el tener planes semanales de trabajo, el dar seguimiento a este plan a través de juntas diarias/semanales y el adaptar el plan de trabajo conforme el proyecto lo vaya necesitando.

¿Cómo funciona realmente la planeación pull?

La planeación tipo pull, trabaja como una herramienta dentro del Sistema del Último Planificador (Last Planner System® – LPS), el cual esta basado en un enfoque colaborativo para dirigir un proyecto. Como se menciona, la colaboración es el motor primario del método. Logra cambiar el proceso  de planeación de un enfoque individual, a un enfoque colectivo. Este método ayuda a mejorar el compromiso de los involucrados desde el inicio del proyecto.

En el Sistema del Último Planificador, los “Últimos Planificadores” son los que realmente completan el ejercicio en esta etapa del proyecto. Al hacer esto, el sistema facilita el entender los problemas de proyecto y ayuda a los mismos a desarrollarse adecuadamente garantizando un flujo continuo de trabajo, al mantenerse con las fechas de entrega.

Es común que esta manera de planear se utilice en conjunto con la construcción esbelta (Lean Construction), la cual tiene como objetivo encontrar maneras de reducir el desperdicio mejorando la utilización de los recursos al ser cada vez más eficientes y productivos.

¿Cómo el utilizar este método garantiza que el trabajo sea cada vez más simple e inteligente?

Se empieza con los hitos de proyecto, como lo son la fecha de entrega de proyecto, a partir de esta fecha compromiso se “jalan” las actividades a realizar para obtener los pasos necesarios para llegar de manera eficiente a esos hitos. Al trabajar en sentido opuesto al convencional, los equipos priorizan las actividades críticas y encuentran maneras de conectarlas con el objetivo final siempre en mente. En lugar de trabajar “con los ojos tapados”, este plan te permite identificar exactamente a donde quieres llegar y más importante aún, como llegar a ese objetivo.

¿De qué manera la planeación pull mejora la productividad?

• Colaboración: Este método de planeación fomenta la participación de todo el equipo, mejorando la comunicación y disminuyendo los intereses competitivos.
• Transparencia: Al abrir la comunicación, se entiende mejor el rol de cada involucrado.
• Optimización: Al entender la sesión de planeación pull como un componente de Lean Construction, los miembros del equipo aprenden a disminuir el número de errores y optimizar sus prácticas.
• Eficiencia: Los proyectos son más factibles que se mantengan a tiempo al determinar objetivos claros y los pasos a seguir, con claridad en la responsabilidad de las actividades, así como la definición de los canales de comunicación necesaria en el proceso.

Planeación Pull: Guía paso a paso

Normalmente ese método de planeación involucra posts-its de colores, por lo que podría parecer simple o incluso anticuado (¿dónde esta la tecnología?), sin embargo, cada vez existen más opciones tecnológicas para digitalizar estos procesos dentro de cualquier proyecto. A través del estímulo visual, se facilita la interpretación de cada uno de los aspectos del proyecto, al permitirte hacer los cambios necesarios, para crear el plan correcto. Además, hay mucho más que posts-its, pues el proceso tiene que ser llevado a cabo de cierta manera para que sea exitoso. A continuación, se muestra el paso a paso de como ejecutarlo en tu siguiente proyecto para lograr ese éxito buscado:

• Involucra a todo el equipo de trabajo. Al principio asegúrate de involucrar a todos los miembros estratégicos del proyecto. Cada uno debe proveer de hitos e información importancia hacia la correcta ejecución del proyecto
• Sigue los hitos. Una vez establecidos los hitos, determina las fases de trabajo, con la secuencia y las actividades necesarias para lograr esos hitos.
• Determina el plan de trabajo. Colaborativamente determinen como hacer que estos hitos y fases, embonen con tu plan de trabajo.
• Determina la duración. Determinen la duración de cada una de las actividades.
• Crea planes de trabajo semanal. Revisa la planeación de cada una de las fases y descomponlas en planes mensuales y semanales de trabajo
• Realiza juntas diarias de trabajo. Para asegurarte del éxito del proyecto se necesita colaboración durante el proceso. A través de las juntas diarias por las mañanas durante cada día, con los colaboradores, revisa las actividades a realizar durante ese día, lo cual será esencial para mantener el plan dentro de plazo.
• Realiza juntas semanales de trabajo. Visualiza como el trabajo semanal, va afectando el plan de trabajo mensual y como se puede ajustar en función de lo que necesite el proyecto.
• Actualiza el plan. Basado en las juntas semanales, ajusta el plan de trabajo mensual y así sucesivamente.

Empieza hoy mismo.

La sesión de planeación pull es una efectiva herramienta que tiene el potencial de cambiar completamente el proceso de producción en la industria de la construcción. Provee una alternativa válida al enfoque tradicional de la ruta crítica, con el objetivo de mejorar la eficiencia en el proyecto, manteniéndolo en plazo y reduciendo el desperdicio en el proceso. Sin embargo, es solo un paso. Al utilizar este método en conjunto con Lean Construction y  tecnología colaborativa enfocada a esta industria, se puede mejora la obtención de beneficios agregando valor al proyecto.

Por: Grace Ellis

Traducción: Alonso Vargas